Oslofjord – Framtidens hybridarrangement

Framtidens hybridarrangement

Med covid-19 som bakteppe har hybrid-konferanser vokst fram som forretningsområde, og det er bred enighet om at denne typen konferanser vil beholde sin aktualitet også etter Covid. Da gjerne som en videreutvikling av fysiske konferanser og arrangementer.

Det er flere grunner til dette.

• Økt fokus på bærekraft og klimahensyn vil føre til at flere vurderer alternativ til reiser.
• Hybride arrangementer er sosialt utjevnende i den forstand at arrangementet ikke lenger krever reisekostnader og at arrangører kan nå et mye større publikum enn tidligere.

«Hos Oslofjord Convention Center opplever vi at mange nå har spørsmål knyttet til denne typen arrangementer. Vi deler gjerne vårt syn på utviklingen og har også noen tips for dem som planlegger hybridarrangementer», sier administrerende direktør Stian Fuglset ved Oslofjord.

Troen på digitale arrangementer underbygges av en spørreundersøkelse gjort på det virituelle arrangementet «Global meeting industry day» i oktober 2020. Der svarte 77% av deltakere at de tror virituelle opplevelser vil spille en viktigere rolle i arrangementer i tiden etter pandemien (Ungerboeck, verdensledende leverandør av event-teknologi). Mark Hall, forretningsleder i Google som blant annet har skrevet for Forbes og Business Insider, sier dette om markedet. Virtual event markedet var estimert til å være verdt 77 milliarder dollar i 2019 ifølge Grand View Research. I følge Forbes er det sannsynlig at denne verdien vil være verdt mer enn 404 milliarder innen 2027 . Anna Anisin, grunnlegger og CEO i Formulated.by skrev i november 2020 en artikkel i Forbes med overskriften “The future of events is hybrid ”. (Link i dokumentet)

I løpet av 2020 så man en markant økning i antallet digitale arrangementer. Dette omfattet alt fra sport og e-sport til medisinske konferanser og konserter.

Oslofjord sin holdning
«Er det én ting denne pandemien har vist oss, er det verdien av mellommenneskelig interaksjon. Det finnes vel knapt noen som ikke har reflektert over verdien av å møte noen ansikt til ansikt det siste året, det være seg i privat eller forretningsmessig sammenheng. Ja, vi kan overleve ut den fysiske interaksjonen, men det er vanskelig over tid. Like fullt. Vi tror og opplever at det er økende interesse for hybride løsninger og spesielt fordi disse tilgjengeliggjør arrangementene for flere», understreker Fuglset.

«Vi tror hybridarrangementene vil bidra til at de beste foredragsholderne, artistene blir mer tilgjengelige. Flere deler på kostnaden og bidragsyterne vil i mange tilfelle slipper lange reiser, som ofte blir en showstopper for å delta. Vi tror på en utvikling dere fysisk opplevelse av felleskap kombineres med digital tilgjengeliggjøring. Derfor er det også viktig for oss å være gode rådgiver for våre kunder på dette feltet og å bidra til utvikling av vellykkede konsepter.»

Hva er suksesskriteriene?

1. Fysisk og digitalt publikum må behandles som to ulike gruppene. En minste felles multiplum -tilnærming ender fort med at begge eller én av gruppene blir misfornøyd.
2. Skreddersy hybrid-arrangementet slik at det passer med ditt selskaps identitet
3. Planlegg godt og tenk nytt om programinnhold. Hybride arrangementer må flyte for å holde oppmerksomheten hos publikum. Tenke regi som man gjør i TV-produksjon.
4. Bruk en god programleder som kan skape flyt i konferansen, gjerne en som har TV-erfaring.
5. Skap interaksjon mellom deltakerne ved å bruke engasjerende verktøy som innsjekk av deltakere med profilbilde, innsending av instant tekst/bilder/video, poll/avstemninger, kahoot etc.
6. Reduser faren for «screen fatigue» eller skjermtrøtthet ved å unngå vedvarende «close-up» av samtaler med blikkontakt. Lær også her av TV-bransjen.
7. Toveis-interaksjon krever lav forsinkelse på streaming, og dermed ofte egen link. Det setter igjen krav til teknisk kompetanse på alle loacations.
8. Tenk nytt rundt sponsormuligheter. Hybrid-arrangementer tilrettelegger for potensiell digital reklameplass.

Teknologi, utstyr, rigg og gjennomføring
Vellykket gjennomføring av hybridarrangementer stiller krav til teknologisk utstyr og kompetanse. De færreste virksomheter vil ha ressurser til å gjennomføre dette profesjonelt uten bistand. Kyndige teknikere og IT- medarbeidere, samt moderatorer for chat-funksjoner og sosiale medier, er noen av områdene som må ivaretas. 3D designere og programmerere, vil også være et behov for mer sofistikerte arrangementer.

Mange glemmer oppkoblingskompetanse. Ofte har man gode folk på «sentral-hubben», mens det er noe mer svak på «ute-stasjonene». Produksjonen er aldri sterkere enn svakeste ledd. Og glem ikke gode testrutiner. Hybrid-events fungerer svært godt når regien hentes fra TV-verden.
«Mange fagkonferanser ligger etter min mening langt bak når det gjelder nettopp TV-kompetanse, en bransje som gjennom årtier har opparbeidet seg kunnskap og teknikker for å holde seerne klistret til en skjerm i timevis. Jeg tror vår bransje vil ha betydelige fordeler ved å pare seg med TV-bransjen i større grad», avslutter Fuglset.

Toppfoto: Stian Fuglset, Administrerende Direktør ved Oslofjord